30%-Regelung in den Niederlanden: ICS Payroll beantragt und verwaltet

Wer beantragt die 30%-Regelung in den Niederlanden?

ICS Payroll beantragt die 30%-Regelung bei der niederländischen Steuerbehörde Belastingdienst für qualifizierende Expats. Der deutsche Arbeitgeber und der Arbeitnehmer stellen den Antrag gemeinsam ein, aber die Arbeitgebergesellschaft übernimmt die federführende Rolle. Der Antrag setzt voraus, dass der Arbeitnehmer die Anforderungen erfüllt: in der Regel müssen Expats von außerhalb der EWR kommen und ein Hochschulabschluss ist oft erforderlich. Die Beantragung, die Überprüfung der Gehaltsnorm und die jährlichen Meldungen sind Teil des umfassenden Service für etablierte niederländische Gesellschaften.

Ein ausländischer Konzern, eine niederländische BV oder ein spezialisierter Payroll-Anbieter können an diesem Prozess unterschiedliche Rollen spielen. Entscheidend ist, welche Gesellschaft den niederländischen Arbeitsvertrag und die Lohnabrechnung verantwortet. Der Antragsteller muss klar identifiziert werden, um administrative Verzögerungen zu vermeiden. ICS Payroll arbeitet mit etablierten Arbeitgebern zusammen, die bereits über eine niederländische Gesellschaft verfügen, und koordiniert die gesamte Verwaltung der Antragstellung zwischen Behörde, Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Für eine detaillierte Erklärung der Rollen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Antragsprozess, siehe die Erklärung der 30%-Regelung.

Welche Firma beantragt die 30%-Regelung für meinen Mitarbeiter?

Die niederländische Arbeitgebergesellschaft, typischerweise eine BV, stellt den Antrag offiziell beim Belastingdienst. Wenn der Mitarbeiter bei einer deutschen Muttergesellschaft beschäftigt ist, wird die niederländische Tochtergesellschaft (BV) zum Antragsteller. Diese Gesellschaft trägt die Verantwortung für die Lohnabrechnung und den Arbeitnehmer in der Niederlande. Die technische und administrative Unterstützung für diesen Prozess kann durch einen Payroll-Provider wie ICS Payroll erfolgen.

Der Payroll-Provider ersetzt nicht die Arbeitgebergesellschaft. Eine häufige Verwechslung ist die zwischen einer Arbeitgebergesellschaft und einem Employer of Record (EOR). Ein EOR handelt als oberflächlicher Arbeitgeber, während eine BV oder eine etablierte Tochtergesellschaft der echte Arbeitgeber mit voller Verantwortung ist. Wenn ein Mitarbeiter zunächst über einen EOR beschäftigt wird und später zu einer eigenen Gesellschaft wechselt, benötigt die 30%-Regelung eine genaue Überprüfung für die Kontinuität.

Weitere Informationen zum Übergang von EOR zur BV finden Sie in der EOR-zu-BV-Transition Anleitung.

Welche Frist gilt für den Antrag beim Belastingdienst?

Die Viermonatsfrist ist die entscheidende Deadline: Der Antrag muss innerhalb von vier Monaten nach dem Arbeitsbeginn eingereicht werden, damit die 30%-Regelung auf den gesamten Einstellungstag zurückdatiert wird. Diese Rückdatierung ist für den Mitarbeiter und den Arbeitgeber finanziell bedeutsam, da sie die Steuervergünstigung vom ersten Tag der Beschäftigung wirksam macht. Das Startdatum und die Antragsfrist müssen zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und ICS Payroll frühzeitig koordiniert werden, um Versäumnisse zu vermeiden.

Wenn der Antrag nicht innerhalb dieses Zeitfensters eingereicht wird, kann die Rückdatierung gefährdet sein. Die genaue steuerliche Folge hängt vom konkreten Fall und der Entscheidung des Belastingdienst ab. Späte Anträge können nur auf das Eingangsdatum wirken, nicht auf den früheren Beschäftigungsbeginn. Arbeitgeber sollten die Viermonatsfrist als feste interne Deadline behandeln und nicht erst auf die erste vollständige Jahresabrechnung warten.

Wie lange dauert die Bearbeitung durch den Belastingdienst?

Die Viermonatsfrist bezeichnet die Einreichungsfrist, nicht die Bearbeitungsdauer durch die Behörde. Der Belastingdienst kann je nach Auslastung und Komplexität unterschiedlich schnell entscheiden. Das heißt, dass der Antrag zeitgerecht eingereicht werden muss, die Behördenentscheidung aber oft einige Zeit später erfolgt. ICS Payroll unterscheidet daher zwischen dem Arbeitsbeginn, der rechtzeitigen Einreichung und der behördlichen Entscheidung. Der Service kann die Antragstellung und die Gehaltsnormprüfung übernehmen und koordinieren, kontrolliert aber nicht die Bearbeitungszeit der Behörde selbst.

Für eine belastbare Planung sollten Unternehmen alle beteiligten Parteien (Personalabteilung, Mitarbeiter, Payroll-Anbieter) vor dem Startdatum koordinieren und realistische Zeitpuffer einkalkulieren.

Welche Gehaltsnorm muss vor der Antragstellung geprüft werden?

Die Gehaltsnorm ist eine konkrete Voraussetzung für die Bewilligung der Regelung und muss vor der Antragstellung überprüft werden. Ein Antrag ohne Erfüllung der Gehaltsnorm hat praktisch keine Chance auf Bewilligung. Für 2026 gilt eine steuerpflichtige Gehaltsnorm von EUR 46.660 pro Jahr. Arbeitnehmer unter 30 Jahren mit einem qualifizierenden Masterabschluss haben eine niedrigere Norm von EUR 35.468. Diese Beträge sind die geltenden Normen für 2026 und können sich in Zukunft ändern.

Der tatsächliche Verdienst des Mitarbeiters muss nach Abzug des 30%-Ausgleichs immer noch die Norm erfüllen. Die Arbeitgebergesellschaft muss die Gehaltsabrechnung so gestalten, dass sowohl die 30%-Regelung als auch die Gehaltsnorm erfüllt sind. Der Payroll-Prozess muss diese Anforderung dokumentieren und korrekt umsetzen.

Praktische Unterlagen und eine vollständige Checkliste finden Sie in der Gehalt-Checkliste für HR.

Wie hoch ist die Steuervergütung im Jahr 2026?

Im Jahr 2026 bleibt die 30%-Erstattung bei 30 Prozent. Dies ist eine wichtige Information für Arbeitgeber, die Mitarbeiter 2026 einstellen oder die langfristige Payroll-Planung vorbereiten. Ab dem 1. Januar 2027 sinkt der Prozentsatz auf einen festen Satz von 27 Prozent. Diese Änderung beeinflusst die Berechnung der Jahreszahl 2026 im Gegensatz zu 2027, da der Mitarbeiter mit unterschiedlichen Sätzen bezahlt werden kann, je nachdem wann sein Vertrag endet oder erneuert wird.

Die Prozentsätze ändern nichts an der Notwendigkeit, den Antrag fristgerecht zu stellen und die Gehaltsnorm zu prüfen. Der Arbeitgeber sollte die Vergütungsstruktur und die Auswirkungen mit der neuen Satzänderung ab 2027 abstimmen, um realistische Budgetierungsannahmen zu treffen.

Welche Unterlagen und Aufgaben sollte der Arbeitgeber vorbereiten?

Der Arbeitgeber sollte im Vorfeld klären, welche Gesellschaft als Arbeitgeber fungiert und wann der Mitarbeiter startet. Der Mitarbeiter stellt die persönlichen und beruflichen Informationen bereit (Abschlusszeugnis, Reisepass, Arbeitsvertrag). Der Arbeitgeber bestätigt die Gehaltsnorm und die geplante Lohnabrechnung. Diese Koordination vor dem Startdatum spart Zeit und Fehler während des laufenden Prozesses.

Arbeitgeber mit eigener niederländischer Gesellschaft profitieren von integrierten Payroll-Services, die Gehaltsverarbeitung, Antragkoordination und Pensionsmanagement kombinieren. Die behördliche Entscheidung des Belastingdienst ist nicht eine Frage der Bearbeitungsqualität, sondern der behördlichen Prüfung. Arbeitgeber sollten alle relevanten Unterlagen aufbewahren und die Umsetzung in der Payroll nach der Genehmigung überwachen.